Como planejar uma boa confraternização de fim de ano na empresa?

Dentro de qualquer empresa, a chegada do final do ano é sinônimo de balanço e análise dos resultados atingidos. Ao mesmo tempo, há outro assunto que precisa de muita atenção – a aguardada festa da firma. Apesar da sua natureza menos séria e mais descontraída, a festa deve ser abordada com o mesmo afinco dedicado a qualquer outra questão administrativa. Afinal, o resultado pode servir para consolidar os valores e trazer prosperidade à empresa ou, no pior dos casos, ser um fiasco lembrado com constrangimento nos anos seguintes. 

Qual deve ser o tamanho da festa?
Isso está ligado diretamente ao número de funcionários. Enquanto algumas empresas preferem separar as confraternizações por setores, segundo a professora Licia Egger, do curso de Tecnologia em Eventos da Universidade Anhembi Morumbi, essa atitude não é recomendável. É importante que todos sejam incluídos: “Independentemente do investimento na festa, o evento é um meio de comunicação entre a empresa e seus funcionários”. De acordo com Licia, essa é uma oportunidade de o dono do negócio se aproximar dos empregados. “Os colaboradores nem sempre têm a oportunidade de ouvir a voz da empresa, então, quando o presidente levanta um brinde e agradece pessoalmente a todos os integrantes da empresa, até os mais insensíveis se comovem com a demonstração de afeto e importância”, afirma.

Qual é a melhor locação?
Algumas empresas preferem manter a comemoração dentro do próprio empreendimento. Outras valorizam uma mudança no ambiente e levam os funcionários a um restaurante ou então fecham um espaço de eventos.

Marta Maria Morettin Agudo, professora do curso de pós-graduação em Administração e Organização de Eventos do Centro Universitário Senac, aposta na necessidade de sair da empresa pra criar um clima descontraído. “Ao fazer a festa dentro do ambiente de trabalho, os funcionários podem se sentir ainda no expediente, impedindo uma maior descontração.”

Entretanto, nem todas as empresas possuem verba para escolher um espaço especializado para a festa. Com isso em mente, Licia explica que a comemoração não precisa ser prejudicada por ser no espaço cotidiano. Para isso, a firma precisa caprichar nos preparativos da festa, fazendo com que o funcionário se sinta valorizado. “O mais importante dessa comemoração é o esforço para deixar claro ao convidado o quanto seu trabalho é importante para a empresa e como ela é grata pelo esforço e pelo comprometimento dos colaboradores.”

Familiares são bem-vindos?
“Funcionários que tenham filhos podem se sentir valorizados por poder levá-los à festa”, diz Licia. “Mas é necessário levar em conta que o ambiente será muito menos intimista com a presença de muitas pessoas externas, o que pode atrapalhar a confraternização.” Ou seja, vai da empresa saber qual clima ela quer proporcionar aos convidados.

No caso de abrir a festa para todos da família, Marta ressalta os cuidados necessários. “Crianças se esgotam facilmente e logo começam a exigir atenção, o que cansa os pais.” A presença dos pequenos implica um rol de atividades meticulosamente planejadas para mantê-las entretidas.

Que tipo de comida servir?
É recomendável oferecer uma refeição completa aos convidados. Isso não só passa aos funcionários a impressão de que a empresa não foi econômica nesse momento de agradecimento dos esforços, como também contribui para amenizar o efeito do álcool.

No entanto, aqueles com orçamento mais apertado não precisam se desesperar. Segundo Marta Agudo, a comida não deve ser sofisticada. Assim, pode agradar a um número maior de pessoas. “É claro que a comida deve ser boa, mas é importante que seja simples.”

A bebida pode ser liberada?
Os drinques são parte importante de qualquer festa de confraternização. Mas, se a empresa oferecê-los sem controle, poderá ser conivente com um comportamento inadequado por parte de quem não têm bom julgamento dos seus limites. Para evitar papelões, Marta recomenda começar a servir as bebidas após o jantar. Segundo ela, é responsabilidade do organizador da festa observar a situação e saber se é ou não o caso de restringir as bebidas.

Licia ressalta que a parcimônia tem outra função importante: muitos funcionários dirigem para casa após a comemoração. Para ela, é melhor investir na qualidade da bebida, em vez de na quantidade.

Como a festa pode ser prazerosa, e não uma obrigação para o funcionário?
Alguma fonte de entretenimento é sempre importante. “Oferecer um bom espaço e comida e bebidas de qualidade não é mais do que a obrigação da empresa”, diz Marta. “Para ir além, é preciso pensar muito bem em maneiras de entreter os convidados, com boa música, mantendo um clima leve e descontraído.”

No caso de não haver verba o suficiente para contratar um serviço de entretenimento, como um show musical ou cômico, a empresa precisará dispor de sua criatividade para proporcionar atividades. Licia frisa a delicadeza com a qual essas ideias devem ser executadas. “Qualquer brincadeira deve ser muito bem pensada para não gerar competitividade e confusão.”

Finalmente...
A festa de fim de ano deve ser um prêmio para o funcionário, uma recompensa por um ano de trabalho benfeito. Independentemente de verba, ela não deve passar a impressão de mesquinhez ao convidado. O principal determinante do orçamento será o que a empresa espera da festa. Porém, muito mais importante do que a quantidade de dinheiro gasto é o cuidado com a organização da festa. Ela deve ser planejada principalmente com o intuito de fazer o funcionário se sentir especial e indispensável.

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