Reunião, trabalho, família, internet, saídas, e-mails,
tecnologia, relatório, informação... Você já reparou quantas coisas precisamos
dar atenção em nosso dia-a-dia?
E claro, manter o foco e não se distrair em diversas dessas atividades, principalmente no trabalho, é um desafio constante para a maioria das pessoas. Mas há solução. Isso quem garante é Luciano Meira, vice-presidente da FranklinCovey Brasil, empresa especializada na performance profissional e empresarial.
E claro, manter o foco e não se distrair em diversas dessas atividades, principalmente no trabalho, é um desafio constante para a maioria das pessoas. Mas há solução. Isso quem garante é Luciano Meira, vice-presidente da FranklinCovey Brasil, empresa especializada na performance profissional e empresarial.
De acordo com o consultor existem cinco escolhas que podemos
tomar para elevar a nossa produtividade ao extraordinário. Pasmem, trabalhar
demais não é uma delas. "É um engano achar que ser produtivo é trabalhar
sem parar", alerta Luciano.
O Administradores.com conversou com o consultor para descobrir
algumas dicas de como o profissional pode ter mais foco em seu dia-a-dia e
quais são as cinco escolhas para a produtividade extraordinária. Confira!
Cada vez mais as
pessoas tem dificuldade de aumentar o foco e manter a sua atenção. Qual é a
chave para o profissional melhorar a sua produtividade?
Tem que fazer escolhas sábias. Começa com o entendimento
daquilo que tem valor. O que é que tem valor em sua vida? Se você definir isso
com muita clareza, comece a focar mais o seu tempo, sua energia, a sua mente e
a sua concentração nisso. Quando o ser humano quer - e ele foca - as coisas
acontecem. A história é a prova disso. Tudo o que o ser humano fez de interessante,
de diferente, extraordinário surgiu de alguém que conseguiu colocar foco
naquilo.
Para sermos produtivos hoje, não podemos pensar em uma
simples gestão do tempo, mas sim em uma gestão da produtividade pessoal. E
temos cinco escolhas que nos levam a essa produtividade pessoal maior.
Quais são essas cinco
escolhas para aumentar a produtividade?
Primeiro: cuidado com as urgentes. Hoje estamos em uma
crise. As pessoas estão confundindo urgência com importância como se fosse a
mesma coisa, mas não é. Muito do que fazemos com cara de urgência, não vai nos
levar a lugar nenhum. Nós temos até uma matriz do tempo, bastante conhecida,
tem quatro quadrantes revelando a urgência e a importância de cada tarefa. E o
quadrante que nós devemos aumentar é o quadrante 2 que são as tarefas
importantes e não urgentes (veja foto abaixo). Então, preparação, planejamento,
estudo, relacionamento com as pessoas, essas questões são essências para
aumentar a produtividade.
Colocar tudo como urgente desgasta mais o profissional, então?
Não só isso. Se você vive uma cultura de urgência, além de
se desgastar, você não alavanca grandes resultados. A urgência está associada a
apagar incêndio. Ninguém constrói nada fantástico apagando incêndio. A
construção de projetos significativos depende de coisas não urgentes que são
importantes.
Essa foi a primeira
escolha. E as outras?
A segunda é buscar o extraordinário, achar algo que faça a
diferença para você. É um trabalho de autoconhecimento. Eu diria que uma pessoa
que está muito em dúvida sobre o que ela quer fazer sobre sua vida, tem dificuldade
de ser produtiva nos dias de hoje.
Então, no caso, a
produtividade tem que estar ligada a metas?
As metas realizadoras para o indivíduo e importantes para as
empresas também. Geralmente quando os dois andam juntos é que a coisa acontece
melhor.
Sobre a terceira
escolha...
A terceira escolha é você programar o seu tempo. Aí já é uma
habilidade. Como você faz o planejamento da sua semana, de seus dias? Você usa
uma agenda, uma ferramenta eletrônica? Hoje em dias as pessoas estão usando o
Outlook, o Google como ferramentas de gestão do tempo. É preciso planejamento
semanal e diário. Planejamento semanal tem a ver com pensar as prioridades em
cada papel e alocar o tempo antes da semana começar. Não comece a sua semana
sem você saber as prioridades que deve realizar.
Sobre essa questão da
produtividade, um dos grandes vilões é o e-mail. As pessoas param muito tempo
nele.
Isso faz muito parte da 4ª escolha. Como domino minha
tecnologia. Porque a tecnologia é uma faca de dois gumes. Eu posso melhorar ou
piorar a minha produtividade. Usada sem muita consciência, a tecnologia
atrapalha, você se dispersa. Por exemplo, você conhece algum viciado em
tecnologia? Será que ela é uma pessoa que está sendo muito produtiva? Pense
nisso depois... Geralmente o vício na tecnologia não é um bom caminho para a
produtividade.
Mas há formas de
tentar resolver essa questão, pelo menos no e-mail?
Com certeza. Existem regras que você pode colocar para
evitar a chegada de spams em sua caixa. Ativar essa regra é uma maneira de
ganhar muito tempo. Arquivar automaticamente aquilo que você não vai ler agora
é outra forma. Você cria pastas e o sistema de e-mail vai colocar o arquivo
nelas sem que chegue em sua caixa de entrada.
Outra coisa, por exemplo, é arrastar e-mails de reuniões
direto para o calendário. O ideal já é transformá-lo em um compromisso. Então,
existem várias práticas e ações que você pode fazer para melhorar a sua
produtividade com a tecnologia. O que você não deve fazer é ficar muito passivo
e deixar que a tecnologia atue sobre você. Tem gente que acha que passar o dia
inteiro na caixa de e-mail é produtivo. Essa é uma das maiores armadilhas e
mitos que vivemos hoje.
Ainda em relação ao
e-mail: um profissional que recebe um volume grande diariamente deve olhar a
caixa de entrada quantas vez por dia? O que você recomenda?
Existem algumas recomendações nesse sentido, mas não tem uma
regrinha, uma receita fixa para todo mundo. Existe sim uma ideia que você não
deve ver o dia inteiro. Um bom exemplo seria aquele executivo que vê o e-mail
pela manhã, após o almoço e no final do dia. Ele não vê o dia inteiro, porque
ele tem mais coisas a fazer. Ele se regra e cria os horários para responder.
Interessante que, quando você cria essa regra para você mesmo, naturalmente,
acaba educando os outros sobre isso. Elas sabem que você vê e-mail em alguns
horários e que não adianta ficar esperando o e-mail antes daquele período.
Então, é isso, ter limites. O ideal é ver menos vezes. Eu diria quer uma ou
duas vezes por dia está de bom tamanho.
Chegamos, então, a
quinta escolha. Qual seria ela?
É a energia. Energia tem a ver com se cuidar. Você
realimentar a sua energia todo dia e toda a semana. Um esporte é muito
importante, você se alimentar de maneira adequada também. Existem, inclusive,
alimentos que aumenta o nível energético e, têm alimentos que tiram energia.
Você relaxar, ter uma vida espiritual mais profunda. Tudo isso pode ajudar você
a aumentar o seu nível energético e, por tanto, sua capacidade produtiva.
Então o descanso também é uma forma de ser produtiva?
Claro! É um engano achar que ser produtivo é trabalhar sem
parar. Seria a mesma coisa dizer que eu vou chegar a um lugar bem distante
dirigindo o dia inteiro, sem parar para abastecer. Não, a gente tem que parar
para abastecer para chegar ao local.
Agora que você falou
sobre as cinco escolhas. Para encerrar: como um líder pode colocar a
produtividade como algo agregado a cultura da empresa?
Acredito que está muito relacionado ao que falamos sobre a
implamentação da cultura do quadrante 2. Nessa matriz podemos separar entre as
coisas importantes e não urgentes. Exemplo: preparação, prevenção, treinamento
de pessoas, delegação. É importante conseguir transmitir isso para a equipe. É
aquela questão: como é que você vai ter realização de tarefas de qualidade,
entrega no prazo, com todas as especificações que o cliente deseja, dentro do
custo e sem retrabalho? Todo líder tem que pensar nisso e uma excelente solução
é trabalhar essa cultura de quadrante 2.
Comentários
Postar um comentário